Prakata

Pengantar pengelolaan arsip pajak bagi admin di perusahaan.

Tugas admin adalah menyiapkan sistem. Yaitu membuat tata kelola supaya arsip dapat segera diakses dengan cepat.

Kalau mau menguji apakah administrasi perusahaan bobrok atau baik, mintalah sebuah berkas yang umum, dan lihat seberapa cepat admin dapat menemukannya.

"Kelola atau lola (loading lambat)!"

Artikel ini disiapkan untuk internal kantor. Karena pada dasarnya, kebutuhan administrasi yang rapi adalah, kebutuhan kantor itu sendiri.

Artikel ini tidak disiapkan untuk menghadapi petugas pajak. Kalau berurusan dengan AR pajak, penulis juga tidak berpengalaman.

Pajak yang mana?

Pajak yang mesti diurus apa ya?

Jangan panik.

Terkadang bos perusahaan baru, meminta admin mengurus pajak.

Cari tahu dahulu pajak yang mana yang mesti diurus.

1. PPh 21? Install Aplikasi eSPT.

2. PPn? Minta login web-e-faktur.

3. PPh Unifikasi? Minta login DJP online.

4. E-Faktur? Install ETaxInvoice).

5. E-Nofa? Minta login faktur.pajak.go.id.

6. Meterai digital? Minta login DJP online.

7. Laporan tahunan? Kalau yang satu ini mesti paham pembukuan kantor dahulu.

8. Pajak pribadi bos? Di-draft dahulu. Kalau sudah rapi, minta login DJP online.

Daftar Isi

• Prakata: Daftar Isi

• 1: First Class

• 2: Gambaran Besar

• 3: Pratilik

• 4: Berkas Utama

• Catatan Tambahan

• Apa Selanjutnya?

---

1: First Class

Jadikan Pengarsipan Pajak First Class.

Kebutuhan Akan Sistem

Pekerjaan admin terkesan tidaklah berat.
Padahal harus menerapkan sistem.

Di UMKM yang baru mulai pada umumnya, pengelolaan berkas pajak ini tidak diutamakan, karena yang penting bagi pengusaha adalah survive, supaya dapat menggaji karyawan. Ini wajar dan dapat dipahami.

Maka atasanpun tidak sempat memberikan perhatian khusus bagi admin, untuk mengajari segala sesuatu-nya, supaya berkas pajak diarsip dengan baik.

Pekerjaan admin terkesan tidaklah berat.
Padahal harus menerapkan sistem.

Maka kita, sebagai admin yang digaji, perlu ber-inisiatif sendiri, untuk membuat sistem yang baik. Salah satu contohnya adalah membuat, standar baku tata nama dan pengaturan folder, di kantor masing-masing. Misalnya seperti contoh di bawah:

Buatlah pengarsipan pajak menjadi keren. Dari situ kita merasa senang dalam bekerja, karena punya suatu karya.

Kalau kita bekerja baik untuk perusahaan, dengan hasil yang baik pula. Pada dasarnya kita sendirilah karyawan yang first class.

Penerapan Sistem

Dalam praktek tidak perlu ideal

Artikel ini berupaya membikin sistem yang ideal. Namun pada pelaksanaannya di lapangan nanti, kita perlu menjadikan sistem ini sederhana, supaya mudah dilaksanakan.

Artinya dari begitu banyak artefak yang disampaikan, tidak perlu semua digunakan. Sebagai karyawan, kita semua pasti punya, cukup banyak job desc yang harus diutamakan. Maka pakailah yang perlu-perlu saja.

Tugas artikel ini adalah memudahkan, bukan menjadikan rumit. Sayapun akan melihat-lihat situasi dan kondisi terlebih dahulu, sebelum menerapkan sesuatu. Kalau perlu menunggu bulanan sampai saatnya tepat.

Kalau ada waktu senggang, lengkapi!

Rombak secara berkala, lakukan pembaruan cara kerja!

Karena menjadi keren itu membuat kerja menjadi menyenangkan.

Prinsip ATM

Amati Tiru Modifikasi

Terapkan sesuai keperluan setempat. Modifikasi bila perlu.

---

2: Gambaran Besar

Helicopter View

Terbiasa dengan rincian akan semakin menajamkan, kemampuan kita melihat gambaran besar.

Artikel Berseri

Hanya Contoh Tata Kelola

Artikel berseri ini dimulai dari hal yang sederhana, yaitu mengenal jenis-jenis berkas pajak. Berikut cara pengarsipannya.

Berikutnya kita akan lanjut ke artikel berseri lainnya. Dilanjutkan dengan tata cara pembukuan yang umum. Cara melaporkan kepada atasan. Kemudian yang terkait dengan akunting. Lengkap dengan dokumentasi perhitungan supaya tidak ada yang tercecer. Dan diakhiri dengan analisa dan visualisasi.

Rencana Awal

Tepatnya: Rencana Kasar

Waktu saya terbatas, dan saya tidak tahu, apakah saya dapat menyelesaikan rencana saya atau tidak. Yang saya tahu saya harus memulai.

Bagaimanapun, ini yang secara kasar ada di benak saya.

1. Menggunakan Spreadsheet Bagi Admin
2. Mengelola Berkas Pajak
3. Pengarsipan Berkas PPn: dependensi 1 dan 2
4. Pengarsipan Berkas PPh 21: dependensi 1 dan 2
5. Pengarsipan Berkas Invoice: dependensi 1, optional 3
6. Siklus Akuntansi berbasis Spreadsheet: dependensi 1
7. Contoh-Contoh Kasus Transaksi Akuntansi: dependensi 6
8. Laporan Pajak Tahunan: dependensi 2 dan 7

Mulai dari dasar

Ini artikel berseri untuk pemula

Artikel Berseri ini adalah dasar. Artikel berseri mendasar yang satu lagi, adalah bekerja dengan lembar kerja spreadsheet.

Mengapa dimulai dari yang sederhana, dan recehan? supaya pada saatnya artikel membahas hal yang kompleks, kita dapat berfokus pade materi.

Supaya nantinya saya tidak perlu terganggu kewajiban, untuk menjelaskan hal-hal dasar yang itu-itu lagi di tiap artikel. Karena sudah saya jelaskan dari awal.

---

3: Pratilik (Preview)

Penampakan

Mari kita lihat pratilik, masing-masing berkas:

Test Bed: Dummy Company

Untuk keperluan menjelaskan di dalam blog, maka saya memakai perusahaan yang tidak nyata.

Untuk memudahkan kita beri data sebagaimana berikut:

PT. Teliti Telaten Tekun
* NPWP: 08.144.351.8-011-000

Catatan: Perusahaan ini tidak benar-benar ada. Data buatan ini dibikin untuk memudahkan penjelasan. Dan tidak diniatkan untuk pemalsuan data.

PPn

PPh pasal 21

PPh pasal 4 ayat 2

PPh pasal 23

Kode Billing

Tanda Terima

---

4: Berkas Utama

Sebetulnya ujung dari artikel ini mau ke mana? Kalau sudah ada softcopy, tentu kita perlu mendokumentasikan karya kita, ke dalam bentuk hardcopy Biasanya berbentuk buku pajak di ordner.

Rangkuman: Indeks

Tiap Ordner Ada Indeks Ringkasan.

Ordner bukanlah sekedar tempat sampah (pembuangan akhir dokumen). Kalau sudah jadi laporan ditaruh di Ordner. Bukan pula sekedar memenuhi UU Pajak, untuk menyimpan data selama lima tahun. Namun ordner sebagai puku pajak internal, diperlukan untuk berbagai keperluan. Karena itu isi dari ordner harus mudah ditemukan.

Supaya mudah ditemukan isinya, maka harus dibikin indeks. Bilamana diperlukan sesuatu, petugas terkait cukup melihat indeksnya saja, dan langsung tahu di mana adanya berkas yang diperlukan.

Mau ke mana?

Untuk menjadikan laporan pajak ini first class, maka kita perlu leverage pula diri kita, untuk membuat artefak-artefak utama, yang nantinya akan tercermin di Ordner tersebut.

Misalnya visualisasi alur pembetulan PPn sebagaimana berikut di bawah:

Kalau tujuan kita adalah analisa, maka taruhlah berkas analisa di Ordner. Kalau tujuannya hanya membuat penjelasan, yang bersifat visualisasi supaya mudah dipahami Maka bikinlah berkas-berkas utama ini.

Kata kuncinya adalah, ini bukan berkas pendukung. Namun tujuan utama.

Keberlanjutan dengan Berbagi

Buat buku pajak untuk orang lain. Supaya ada kesinambungan.

Ketika suatu hasil kerja, hanya ada di kepala satu orang saja, dan tidak dapat di-duplikasi. Maka ini adalah mimpi buruk bagi perusahaan. Dan ini adalah hal sensitif untuk dibicarakan.

Tidak ada yang menjamin seseorang terus menjadi admin di suatu divisi. Bisa saja karyawan seperti kita dipindahtugaskan ke divisi lain, secara tiba-tiba. Bisa saja rekan kerja kita mendapat rejeki nomplok, tiba-tiba bekerja di tempat lain. Bisa saja ada karyawan baru, dan kita punya tugas menjelaskan, cara kerja perusahaan kita kepada orang lain.

Maka bikinlah buku pajak, untuk dibaca oleh orang lain. Buatlah indeks. Dokumentasikan cara perhitungan. Kalau perlu kreatiflah melakukan visualisasi, dari isi buku pajak tersebut supaya mudah dipahami.

Topik Lanjutan

Rangkuman, Analisa dan Visualisasi.

Akan dibahas di artikel terpisah, bukan termasuk artikel berseri ini.

---

Catatan Tambahan

Panduan Resmi

Artikel ini bukan panduan resmi. Dan sifatnya hanya berbagi pengalaman saja.

Untuk hal yang terkait peraturan pajak, silahkan mengikuti perundangan yang berlaku. Sementara mengenai pelaksanaan pajak, dapat ditanyakan kepada ahilnya di DJP.

Mengapa Media Artikel?

Mengapa bukan buku berbayar, atau SOP kantor sekalian?

Saya ambil praktis untuk keperluan tanya jawab di komunitas. Dan mudah diakses oleh kantor mana saja. Supaya kalau ada pertanyaan, saya tinggal berikan link, atau bahkan comot gambar seperlunya. Kalau perlu screenshot dari handphone.

Harap maklum, men-transfer ilmu pengetahuan tidaklah mudah. Saat membuat materi harus berpikir rumit-lengkap, layaknya coder yang membikin aplikasi, karena yang diciptakan memang sistem. Sementara saat menuang tulisan di blog harus langkah demi langkah, bagaikan membimbing anak sekolah dasar.

Saya tidak meremehkan kemampuan pembaca, namun ada saja satu dua pembaca yang gagal paham, tentang materi tertentu. Ini tidak dapat saya abaikan, makanya saya bikin langkah demi langkah, di media blog yang mudah diakses.

Keuntungan

Mari maju bersama

Jangan lupa, semua gratis, tidak dipungut biaya. Supaya karyawan seperti kita sama-sama maju.

Saya tidak berniat mencari penghasilan dari berbagi ilmu. Dari adsense sekalipun tidak.

---

Apa Selanjutnya?

Dari mana mau memulai?

Mari kita lanjutkan ke artikel berikutnya yaitu: [Berkas Pajak - Softcopy].