Prakata
Tips mengarsipkan berkas hasil cetak
Walaupun sekarang sudah jamannya paperless. Namun secara Undang-Undang, data terkait pajak memang perlu diarsipkan. Bagaimana pelaksanaannya, tentu tergantung kantor masing-masing.
Tidak ada yang luar biasa dalam pengarsipan. Hal-hal sederhana yang receh, dapat membuat pengarsipan lebih menyenangkan.
Daftar Isi
-
Prakata: Daftar Isi
1: Kertas Warna
Sampul Depan: Tanda Terima
Setiap laporan pajak ada tanda terimanya. tangkapan layar (screenshot) tanda terima ini, dapat dicetak menjadi cover (sampul depan), dari bundel laporan yang lengkap.
Membedakan dengan Warna
Mudah Membedakan
Berkas pajak jenisnya banyak. Tiap jenis di-stappler supaya jadi kesatuan. Maka untuk membedakan satu pajak dengan lainnya, cover depan dicetak dengan kertas warna berbeda, misalnya:
- Kuning: PPn
- Biru: PPh
- Hijau: PPh 23
- Merah: PPh 4(2)
Kertas ini, biasanya saya beli di warung fotocopy-an. Lalu saya potong sendiri dengan cutter. Ukuran A4 dibagi dua.
Mencetak Tangkapan Layar
Screenshot tanda terima dapat kita cetak dengan bantuan pengolah kata, misalnya Microsoft Word, atau LibreOffice Writer.
Hasil Cetak
Kita dapat melihat contoh untuk satu masa, dengan jenis pajak yang dibedakan warnanya:
Membundel dengan Stappler
Sekarang berkas cetak keluaran dari aplikasi pajak, dapat kita stappler bersama dengan cover tanda terima tersebut, sehingga tiap laporan terikat menjadi satu kesatuan bundle.
2: Indeks
Setelah beberapa bulan masa pajak berlangsung, berkas kita akan bertambah tebal, bertumpuk bundel demi bundel. Harus ada cara yang memudahkan pemeriksaan berkas. Admin harus segera tahu, apakah suatu berkas ada atau tidak di suatu tumpukan.
Supaya mudah ditemukan isinya, maka harus dibikin indeks. Bilamana diperlukan sesuatu, petugas terkait cukup melihat indeksnya saja, dan langsung tahu di mana adanya berkas yang diperlukan.
Rincian atau Ranguman
Indeks ini bisa berisi hanya benar-benar rangkuman saja, dan bisa pula disertai rincian, sebagaimana contoh di bawah:
Mengenai rincian yang diperlukan, kita akan bahas di artikel lain.
Pembatas
Bilamana berkas sudah cukup tebak, maka kita perlu pisahkan lagi dengan pembatas kertas.
Untuk tiap bulan, cukup dipisahkan dengan kertas plastik mika. Namun untuk berganti tahun, ataupun berganti jenis, dalam tahun yang sama, maka dapat menggunakan kertas buffalo.
Watna dapat diatur sendiri. Misalnya:
- Buffalo Merah: untuk Pajak
- Buffalo Biru: untuk Invoice
- Buffalo Orange: untuk BAVD (Berita Acara Vendor Delivery)
3: Ordner
Ketika map kecil tidak cukup kita berpindah ke map besar. Pada umumnya berkas pajak membutuhkan ordner.
Ordner
Penyimpanan di Ordner dapat dibedakan, sesuai warnanya, misalnya:
- Putih: Pajak
- Biru: Invoice
- Orange: BAVD
- Kuning: Kontrak dan Legal
Ordner ada berbagai merk.
Isi Ordner sepert ini:
Berikut Ordner yang diisi dua laporan berbeda:
- Bawah: PPn dan Faktur, kertas sampul kuning
- Atas: PPh 21, PPh 23, dan PPh 4(2): kertas sampul biru, hijau, merah
Rak
Pada umumnya perusahaan mempunyai lemari penyimpanan. Sebaiknya persiapan, supaya ada tempat untuk Ordner.
Dahulu saya kurang centhil, jadi hampir semua warnanya putih semua, atau biru.
Tidak semua berkas mesti disimpan. Yang sudah lebih dari satu dekade dapat dipindahkan, supaya ordner dan lemari dapat dipakai untuk berkas baru.
Namun beberapa berkas yang memiliki nilai sejarah dari kantor, tetap saya simpan.
Apa Selanjutnya?
Berikutnya, adalah menangani e-Faktur: Sebelum beranjak ke e-Faktur, maka kita harus memahami e-Nofa. [Berkas Pajak - e-Nofa].